Daten­schutz

Prä­am­bel

Der SAKURA Kara­te-Dojo Köln e.V. ver­ar­bei­tet in viel­fa­cher Wei­se auto­ma­ti­siert per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten (z.B. im Rah­men der Ver­eins­ver­wal­tung, der Orga­ni­sa­ti­on des Sport­be­triebs, der Öffent­lich­keits­ar­beit des Ver­eins). Um die Vor­ga­ben der EU-Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung und des Bun­des­da­ten­schutz­ge­set­zes zu erfül­len, Daten­schutz­ver­stö­ße zu ver­mei­den und einen ein­heit­li­chen Umgang mit per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten inner­halb des Ver­eins zu gewähr­leis­ten, gibt sich der Ver­ein die nach­fol­gen­de Daten­schutz­ord­nung.

§ 1 All­ge­mei­nes

Der Ver­ein ver­ar­bei­tet per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten u.a. von Mit­glie­dern, Teil­neh­me­rin­nen und Teil­neh­mern am Sport- und Kurs­be­trieb und Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­tern sowohl auto­ma­ti­siert in EDV-Anla­gen als auch nicht auto­ma­ti­siert in einem Datei­sys­tem, z.B. in Form von aus­ge­druck­ten Lis­ten. Dar­über hin­aus wer­den per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten im Inter­net ver­öf­fent­licht und an Drit­te wei­ter­ge­lei­tet oder Drit­ten offen­ge­legt. In all die­sen Fäl­len ist die EU-Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung, das Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz und die­se Daten­schutz­ord­nung durch alle Per­so­nen im Ver­ein, die per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten ver­ar­bei­ten, zu beach­ten.

§ 2 Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten der Mit­glie­der

1. Der Ver­ein ver­ar­bei­tet die Daten unter­schied­li­cher Kate­go­rien von Per­so­nen. Für jede Kate­go­rie von betrof­fe­nen Per­so­nen wird im Ver­zeich­nis der Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten ein Ein­zel­blatt ange­legt. 

2. Im Rah­men des Mit­glied­schafts­ver­hält­nis­ses ver­ar­bei­tet der Ver­ein ins­be­son­de­re die fol­gen­den Daten der Mit­glie­der: Geschlecht, Vor­na­me, Nach­na­me, Anschrift (Stra­ße, Haus­num­mer, Post­leit­zahl, Ort), Geburts­da­tum, Datum des Ver­eins­bei­tritts, Abtei­lungs- und ggf. Mann­schafts­zu­ge­hö­rig­keit, Bank­ver­bin­dung, ggf. die Namen und Kon­takt­da­ten der gesetz­li­chen Ver­tre­ter, Tele­fon­num­mern und E‑Mail-Adres­sen, ggf. Funk­ti­on im Ver­ein, ggf. Haus­halts- und Fami­li­en­zu­ge­hö­rig­keit bei Zuord­nung zum Fami­li­en­bei­trag.

3. Im Rah­men der Zuge­hö­rig­keit zu den Lan­des­ver­bän­den, deren Sport­ar­ten im Ver­ein betrie­ben wer­den, wer­den per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten der Mit­glie­der an die­se wei­ter­ge­lei­tet, soweit die Mit­glie­der eine Berech­ti­gung zur Teil­nah­me am Wett­kampf­be­trieb der Ver­bän­de bean­tra­gen (z.B. Start­pass, Spie­ler­pass, Lizenz) und an sol­chen Ver­an­stal­tun­gen teil­neh­men.
So wie die Jah­res­mel­dung zum Ver­si­che­rungs­schutz.

§ 3 Daten­ver­ar­bei­tung im Rah­men der Öffent­lich­keits­ar­beit

1. Im Rah­men der Öffent­lich­keits­ar­beit über Ver­eins­ak­ti­vi­tä­ten wer­den per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten in Aus­hän­gen und in Inter­net­auf­trit­ten ver­öf­fent­licht und an die Pres­se wei­ter­ge­ge­ben. 

2. Hier­zu zäh­len ins­be­son­de­re die Daten, die aus all­ge­mein zugäng­li­chen Quel­len stam­men: Teil­neh­mer an sport­li­chen Ver­an­stal­tun­gen, Mann­schafts­auf­stel­lung, Ergeb­nis­se, Alter oder Geburts­jahr­gang.

3. Die Ver­öf­fent­li­chung von Fotos und Vide­os, die außer­halb öffent­li­cher Ver­an­stal­tun­gen gemacht wur­den, erfolgt aus­schließ­lich auf Grund­la­ge einer Ein­wil­li­gung der abge­bil­de­ten Per­so­nen. 

4. Auf der Inter­net­sei­te des Ver­eins wer­den die Daten der Mit­glie­der des Vor­stands, der Abtei­lungs­lei­te­rin­nen und Abtei­lungs­lei­ter und der Übungs­lei­te­rin­nen und Übungs­lei­ter mit Vor­na­me, Nach­na­me, Funk­ti­on, E‑Mail-Adres­se und Tele­fon­num­mer ver­öf­fent­licht.

§ 4 Zustän­dig­kei­ten für die Daten­ver­ar­bei­tung im Ver­ein

Ver­ant­wort­lich für die Ein­hal­tung der daten­schutz­recht­li­chen Vor­ga­ben ist der Vor­stand nach § 26 BGB. Funk­tio­nal ist die Auf­ga­be dem Res­sort All­ge­mei­ne Ver­wal­tung (alt: z.B. dem Geschäfts­füh­rer) zuge­ord­net, soweit die Sat­zung oder die­se Ord­nung nicht etwas Abwei­chen­des regelt. 

Der Res­sort­lei­ter All­ge­mei­ne Ver­wal­tung stellt sicher, dass Ver­zeich­nis­se der Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Infor­ma­ti­ons­pflich­ten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt wer­den. Er ist für die Beant­wor­tung von Aus­kunfts­ver­lan­gen von betrof­fe­nen Per­so­nen zustän­dig.

§ 5 Ver­wen­dung und Her­aus­ga­be von Mit­glie­der­da­ten und ‑lis­ten 

1. Lis­ten von Mit­glie­dern oder Teil­neh­mern wer­den den jewei­li­gen Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­tern im Ver­ein (z.B. Vor­stands­mit­glie­dern, Abtei­lungs­lei­tern, Übungs­lei­tern) inso­fern zur Ver­fü­gung gestellt, wie es die jewei­li­ge Auf­ga­ben­stel­lung erfor­dert. Beim Umfang der dabei ver­wen­de­ten per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten ist das Gebot der Daten­spar­sam­keit zu beach­ten.

2. Per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten von Mit­glie­dern dür­fen an ande­re Ver­eins­mit­glie­der nur her­aus­ge­ge­ben wer­den, wenn die Ein­wil­li­gung der betrof­fe­nen Per­son vor­liegt. Die Nut­zung von Teil­neh­mer­lis­ten, in die sich die Teil­neh­mer von Ver­samm­lun­gen und ande­ren Ver­an­stal­tun­gen zum Bei­spiel zum Nach­weis der Anwe­sen­heit ein­tra­gen, gilt nicht als eine sol­che Her­aus­ga­be. 

3. Macht ein Mit­glied glaub­haft, dass es eine Mit­glie­der­lis­te zur Wahr­neh­mung sat­zungs­ge­mä­ßer oder gesetz­li­cher Rech­te benö­tigt (z.B. um die Ein­be­ru­fung einer Mit­glie­der­ver­samm­lung im Rah­men des Min­der­hei­ten­be­geh­rens zu bean­tra­gen), stellt der Vor­stand eine Kopie der Mit­glie­der­lis­te mit Vor­na­men, Nach­na­men und Anschrift als Aus­druck oder als Datei zur Ver­fü­gung. Das Mit­glied, wel­ches das Min­der­hei­ten­be­geh­ren initi­iert, hat vor­her eine Ver­si­che­rung abzu­ge­ben, dass die­se Daten aus­schließ­lich für die­sen Zweck ver­wen­det und nach der Ver­wen­dung ver­nich­tet wer­den.

§ 6 Kom­mu­ni­ka­ti­on per E‑Mail

1. Für die Kom­mu­ni­ka­ti­on per E‑Mail rich­tet der Ver­ein einen ver­eins­ei­ge­nen E‑Mail-Account ein, der im Rah­men der ver­eins­in­ter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on aus­schließ­lich genutzt wird.

2. Der Ver­ein nutzt für die regel­mä­ßi­ge Infor­ma­ti­on der Mit­glie­der einen inter­nen News­let­ter über die E‑Mail-Mar­ke­ting-Ser­vice Platt­form mailchimp.com. Der News­let­ter infor­miert über aktu­el­le The­men und Ange­bo­te rund um den Ver­ein. Die dar­über erho­be­nen per­sön­li­chen Daten (Vor­na­me, Nach­na­me, E‑Mail) wer­den nur zum ange­ge­be­nen Zweck genutzt und wei­ter­ver­ar­bei­tet. Dem Mit­glied steht es jeder­zeit zu, den News­let­ter abzu­be­stel­len. In die­sem Fall wer­den die Infor­ma­tio­nen manu­ell per Email an das Mit­glied ver­mit­telt.

§ 7 Ver­pflich­tung auf die Ver­trau­lich­keit 

Alle Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter im Ver­ein, die Umgang mit per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten haben (z.B. Mit­glie­der des Vor­stands, Abtei­lungs­lei­te­rin­nen und Abtei­lungs­lei­ter, Übungs­lei­te­rin­nen und Übungs­lei­ter), sind auf den ver­trau­li­chen Umgang mit per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten zu ver­pflich­ten. 

§ 8 Daten­schutz­be­auf­trag­ter 

Da im Ver­ein zur Zeit kei­ne 10 Per­so­nen stän­dig mit der auto­ma­ti­sier­ten Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten beschäf­tigt sind, hat der Ver­ein kei­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten zu benen­nen. 

§ 9 Ein­rich­tung und Unter­hal­tung von Inter­net­auf­trit­ten 

1. Der Ver­ein unter­hält zen­tra­le Auf­trit­te für den Gesamt­ver­ein. Die Ein­rich­tung und Unter­hal­tung von Auf­trit­ten im Inter­net obliegt dem Res­sort­lei­ter Öffent­lich­keits­ar­beit. Ände­run­gen dür­fen aus­schließ­lich durch den Res­sort­lei­ter Öffent­lich­keits­ar­beit, den Res­sort­lei­ter All­ge­mei­ne Ver­wal­tung und den Admi­nis­tra­tor vor­ge­nom­men wer­den.

2. Der Res­sort­lei­ter Öffent­lich­keits­ar­beit ist für die Ein­hal­tung der Daten­schutz­be­stim­mun­gen im Zusam­men­hang mit Online-Auf­trit­ten ver­ant­wort­lich.

3. Abtei­lun­gen und Grup­pen bedür­fen für die Ein­rich­tung eige­ner Inter­net­auf­trit­te (z.B. Home­page, Face­book, Twit­ter) der aus­drück­li­chen Geneh­mi­gung des Res­sort­lei­ters Öffent­lich­keits­ar­beit. Für den Betrieb eines Inter­net­auf­tritts haben die Abtei­lun­gen und Grup­pen Ver­ant­wort­li­che zu benen­nen, denen gegen­über der Res­sort­lei­ter Öffent­lich­keits­ar­beit wei­sungs­be­fugt ist. Bei Ver­stö­ßen gegen daten­schutz­recht­li­che Vor­ga­ben und Miss­ach­tung von Wei­sun­gen des Res­sort­lei­ters Öffent­lich­keits­ar­beit, kann der Vor­stand nach § 26 BGB die Geneh­mi­gung für den Betrieb eines Inter­net­auf­tritts wider­ru­fen. Die Ent­schei­dung des Vor­stands nach § 26 BGB ist unan­fecht­bar. 

§ 10 Ver­stö­ße gegen daten­schutz­recht­li­che Vor­ga­ben und die­se Ord­nung 

Alle Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter des Ver­eins dür­fen nur im Rah­men ihrer jewei­li­gen Befug­nis­se Daten ver­ar­bei­ten. Eine eigen­mäch­ti­ge Daten-erhe­bung, ‑nut­zung oder ‑wei­ter­ga­be ist unter­sagt. 

2. Ver­stö­ße gegen all­ge­mei­ne daten­schutz­recht­li­che Vor­ga­ben und ins­be­son­de­re gegen die­se Daten­schutz­ord­nung kön­nen gemäß den Sank­ti­ons­mit­teln, wie sie in der Sat­zung vor­ge­se­hen sind, geahn­det wer­den. 

§ 11 Inkraft­tre­ten 

Die­se Daten­schutz­ord­nung wur­de durch den Gesamt­vor­stand des Ver­eins am 25.05.2018 beschlos­sen und tritt mit Ver­öf­fent­li­chung auf der Home­page des Ver­eins in Kraft.

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